Cuidados também devem ser tomados no mundo virtual, principalmente quando são feitos através de escrita.
Na hora de enviar e-mails, siga as dicas abaixo e evite ruídos na comunicação:
1. Formalize o que combinar com seus contatos: o e-mail corporativo é um meio de comunicação econômico e rápido, usado com clientes internos e externos, para transferência de arquivos e informações, além de ser também um comprovante de negociações e procedimentos.
2. Não abra links de remetente ou assuntos desconhecidos e incoerentes ao seu trabalho. Eles podem ser vírus, trotes, ou fraudes.
3. Releia a mensagem antes de enviar e previna que erros gramaticais, ou de conteúdo, e informações confidenciais sejam repassadas e comprometam sua credibilidade e da empresa.
4. Use um assunto claro: muitas vezes as pessoas decidem se vão ou não abrir um e-mail de acordo com o assunto.
5. Não seja prolixo ou objetivo em excesso: o e-mail ideal deve conter uma saudação, o conteúdo a ser tratado e fechamento. Para saber se a mensagem está completa, veja se ela faz referência ao que é, quando será, como, onde e por quê.
6. E-mails de comunicados gerais ou com várias pessoas em cópia também devem ser lidos com atenção e respondidos. Compartilhe sua opinião, mostre ao remetente que está ciente e remova os endereços em cópia quando a resposta convir só a quem lhe enviou.
7. Identifique-se e responsabilize-se pelo que enviar: use sempre sua assinatura.
8. Não seja rude: escrever frases ou uma palavra inteira em letra maiúscula na internet e o uso excessivo de pontuações indicam que você está irritado.
9. Adicione o endereço de e-mail após finalizar a mensagem e confira se o destinatário está correto, assim a mensagem só será enviada quando estiver completa e revisada.
